Los proveedores son esenciales para todo negocio. Sin fabricantes que te provean de las materias primas que necesitas para tu producción o que te proporcionen mercancía para su comercialización, te costaría mucho trabajo crecer. Por otro lado, considera que tu operación diaria requiere la infinidad de productos y servicios que también forman parte de sus costos y gastos generales, desde clips hasta acceso a internet.

Además de facilitarte lo que necesitas para hacer negocios, los proveedores son una fuente importante de información para evaluar el potencial de nuevos artículos, darle seguimiento a las acciones de tus competidores e identificar áreas de oportunidad.

Así, pueden convertirse en tus socios y ayudarte a reducir costos, mejorar el diseño de un producto y hasta aliarse contigo  para financiar estrategias de mercadotecnia. Por lo tanto, es vital hacer una buena selección de ellos como parte de tu plan de crecimiento.

¿Cómo hacerlo?  En primer lugar, identifica las cuatro categorías en que se dividen los proveedores.

1. Fabricantes.  Muchos minoristas compran a través de los vendedores de una compañía o de representantes independientes que manejan el catálogo de diferentes empresas. Sus precios son por lo general más bajos, a menos que la ubicación del minorista incremente el costo del envío.

2. Distribuidores .También conocidos como mayoristas, corredores o intermedios, se caracterizan por comprar en grandes cantidades a varios fabricantes y bodegas para revenderle a los minoristas. Aunque manejan precios más altos que los de categoría anterior, el cargo por envío es más bajo y tienen un menos tiempo de entrega, lo que a menudo compensa el aumento en el precio por artículo. Así mismo, pueden surtir pedidos pequeños de diversos fabricantes.  

3. Independientes. En la mayoría de los casos, se trata de artesanos autónomos que venden por medio de representantes o que ofrecen la distribución exclusiva de sus creaciones únicas. Suelen exponer en ferias comerciales.

4. Importadores. Operan de manera similar a un mayorista nacional, sólo que con un catálogo de artículos  extranjeros. Si no estás familiarizado con estos proveedores, la alternativa es viajar directamente al país de origen para adquirir la mercancía que te interese.

Los puntos básicos

¿Qué hace a un proveedor ser bueno? Para muchas compañías en crecimiento, este factor se concentra en el precio. Si bien es cierto que este elemento es fundamental al momento de seleccionar a los proveedores que te acompañarán mientras logras consolidar tu empresa, también lo es que existen otros puntos igual de importantes.

Después del precio, la confiabilidad es problamente el factor clave que hay que buscar. Un proveedor eficiente y de confianza siempre enviará la cantidad correcta de artículos, tal como lo prometió, en el tiempo convenido y en buen estado. En ocasiones, alguien que provee volúmenes más grandes puede ser  más confiable, ya que tiene los medios para crear sistemas de respaldo y cuenta con los recursos para asegurar tu entrega en caso de que algo saliera mal.

Sin embargo, no descartes a los de menor capacidad. Piensa en lo siguiente: si eres un cliente grande para un proveedor pequeño, es probable que tengas más atención, y mejor servicio y seguridad que si eres un comprador pequeño para uno grande. Consejo: analiza las ventajas de dividir tus pedidos entre dos firmas chicas. Esto puede brindarte un respaldo y, al mismo tiempo, un perfil alto.

La estabilidad es otro indicador que te servirá de guía al momento de elegir la mejor opción. Por ejemplo, el hecho de que una compañía conserve largo tiempo a sus altos directivos es una buena señal. Y si demás tiene una reputación sólida con el resto de sus clientes,  entonces es un indicio prometedor de que se trata de una organización estable.

Por otro lado, no olvides la ubicación. Si ordenas mercancía a alguien que se encuentra a varios kilómetros de distancia de tu negocio, puede tomar más tiempo en llegar la carga y generar cargos de envío, adicionales, sobre todo cuando necesites algo con urgencia. La recomendación es que antes de firmar cualquier contrato investigues y pruebes cuánto tardaría en entregarse un pedido a tu área de operación.

Así mismo, determina las políticas en cuanto a costos de transportación. Puede ocurrir que ordenado cierta cantidad de producto  obtengas el envío gratis. O bien, quizá puedas combinar dos o más ordenes en una sola y,  de esta manera, ahorrar dinero en flete. Todo para medir la cantidad de insumos y artículos que quieres operar de manera eficiente.

Por último busca proveedores que pueden ofrecerte los últimos y más avanzados productos y servicios del mercado. Pero no sólo eso, también ellos deben contar con el personal bien capacitado, brindarte una variedad de condiciones financieras atractivas en tus compras, y tener una actitud realista hacia ti (que eres el cliente). Es decir, estas dispuestos y deseosos de trabajar contigo para que ambas partes hagan prosperar sus negocios.

Cómo mejorar la relación.

Si ya cuentas con una cartera de proveedores, tal vez no necesites hallar nuevos aliados para tener mejores acuerdos. Después de todo, puedes obtener nuevos descuentos, un buen servicio, beneficios y otras que necesites con sólo solicitarlo. Sin embargo, si no basta con sólo pedirlo, estas estrategias de negociación te ayudarán a transformar y fortalecer algunos puntos de la relación con tus proveedores existentes.

Obtener descuentos. Si vas a una tienda departamental para comprar un par de zapatos, pagas el mismo precio que pagaría cualquier otro cliente. Pero por la transacción de empresa a empresa es más complicada. Las compañías que le venden a otras compañías por lo general tienen todo un abanico de o fretas y hacen diferentes rebajas, dependiendo de la cantidad que se adquiera, los términos de contrato y otras consideraciones .Probablemente puedas ajustarte con comodidad a algunos requerimientos y calificar para acceder a un precio más bajo, sin interés en forma de crédito comercial o hasta una reducción sustancial  por pronto pago. Para averiguarlo, pregunta acerca de los posibles beneficios a los te puedes hacer acreedor y los términos que hay que cumplir para gozar de ellos.

Optimizar el servicio: Es raro el empresario que sabe exactamente qué está sucediendo en las distintas áreas de su organización en todo momento o en qué  situación se encuentra la relación con cada uno de sus clientes. Si se presenta un problema relacionado con el servicio prestado por un proveedor, comuníqueselo; si no quedas satisfecho, dirígete a la siguiente persona al mando, hasta que obtengas lo que quieres o llegues al nivel administrativo más alto que sea posible. Es muy probable que alguien sí se preocupe y tenga suficiente autoridad  para remediar la situación. Si no logras resolver el inconveniente, considera terminar la relación.

Asegurar la relación de largo plazo. Quien te vende quizá no te ofrece trabajar de forma más estrecha contigo para mejorar la calidad del servicio, reducir los errores de la logística y bajar los costos; aunque no necesariamente significa que no quiera hacerlo. Incluso, podría tener la impresión de que eres tú que se muestra reticente. Si quieres una relación laboral más cercana con tus proveedores, el consejo más práctico a seguir es asegurarte de que se enteren.

Así de sencillo.

Mejor calidad que cantidad.

Tener una menor cantidad de proveedores que sí cumplen con lo establecido es mejor que un grupo numeroso al que en realidad no le interesa fortalecer la relación contigo. Considera lo siguiente: si tu cartera es menor, podrás crear relaciones más estrechas, lo que te permitirá trabajar de manera conjunta para controlar los gastos.

Además reducir la cantidad de aliados estratégicos con quienes tratas disminuye los costos administrativos de tu negocio y deshacerte de los costos administrativos de tu negocio y deshacerte de los casos problemáticos puede incrementar rápidamente la eficiencia de tu equipo de compras y adquisiciones.

¿Cómo decidir cuándo cambiar de proveedores? A continuación, algunos puntos clave que hay que tomar en cuenta:

Falta de confiabilidad. Cuando los envíos comienzan a llegar tarde de forma consistente, están incompletos, dañados o incorrectos, es hora de pensar en alguien más. Aunque no te precipites, pues no olvides que toda compañía tiene problemas de vez en cuando. Puede pasar, por ejemplo, que experimenten dificultades temporales como resultado de la introducción de una nueva línea de producto, procedimiento de envío o programa de capacitación. Si te mantienes a su lado de un intervalo complicado, quizá luego te alegres de haber invertido este tiempo. Ellos podrían estar más dispuestos a solidarizarse contigo en una futura crisis de flujo de efectivo.

Aislamiento. Algunos proveedores te permitirán visitar sus plantas, hablar con sus trabajadores, interrogar a sus gerentes, obtener referencias de otros clientes e incluso, examinar sus estados financieros. Este es el tipo de aliados estratégicos que debes buscar. Mientras más conozcas acerca de su forma de trabajar, menos herramientas tendrás para evaluar si continúas haciendo negocios con ellos. De lo contrario, tal vez deberías descartarlos.

Costos extraordinarios. El monto total de la factura es sólo el principio del costo que implica tratar con proveedores. También debes desembolsar dinero para definir las especificaciones de los productos, solicitar propuestas y cotizaciones para evaluarlas, así como revisar referencias. Si de después de hacer el cálculo, resulta que la relación no te conviene en términos económicos, busca otras opciones y compáralas.